تنظیم نامه اداری یکی از مهم ترین کارهایی است که هر فردی لازم است اصول اولیه آن را بلد باشد نه تنها افرادی که ارگان های دولتی یا ادارات کار می کنند. بلکه این مسئله برای همه واجب و لازم است. به دلیل اینکه ممکن است در یک بخش از زندگیتان نیاز باشد که برای یک سازمان و یا ارگانی برای درخواستی مجبور به تنظیم نامه اداری شوید.
با توجه به همین مسئله بهتر است هر فردی با اصول اولیه نامه نگاری در بخش های رسمی و اداری آشنا باشد تا بتواند در مواقع نیاز از این مهارت خود بهترین استفاده را ببرد. شهرداد در این مقاله قصد دارد شما را با اصول اولیه تنظیم نامه اداره آشنا کند پس در این مقاله با ما همراه باشید.
اجزای مختلف یک نامه اداری
نامه های اداری از 7 بخش تشکیل شده اند که باید تمام موارد مربوط به آن را به طور دقیق رعایت کرده و در نامه خود بیاورید.
سربرگ
در هر نامه اداری حتما باید سربرگ مخصوص به آن شرکت یا ارگان در کاغذی که نامه نوشته می شود وجود داشته باشد. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.
گیرنده نامه
منظور از گیرنده نامه شخصی است که نامه را برای او مینویسم نام فرد باید به همراه مقام سازمانی یا واحد سازمانی که می خواهید نامه را خطاب به آن ها بنویسید وارد شود.
فرستنده نامه
منظور از فرستنده شخص یا مقام سازمانی یا حتی واحد سازمانی است که نامه اداره از طرف او نوشته و فرستاده می شود.
موضوع نامه
موضوع نامه بخش کوتاهی است که در آن مشخص کننده محتوای نامه باشد
متن نامه
متن نامه قسمت اصلی نامه است در هنگام تنظیم نامه اداری باید به متن نامه دقت بسیار شود. به دلیل اینکه منظور و هدف و خواسته ما قرار است به وسیله متن نامه به مخاطب عنوان شود.
مشخصات فرد امضاء کننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه به دست وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.
گیرندگان رونوشت نامه
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت رونوشت به» مشخص می گردد.
نکاتی که باید در هنگام تنظیم نامه اداری رعایت کرد
نامه باید به صورت کاملا صریح و با دقت کافی نوشته شود و هیچ غلط املایی نداشته باشد.
از کلمات و جملات عامیانه به هیچ وجه نباید در یک نامه اداری استفاده شود.
نامه اداری باید با فونت رایج سازمانی نوشته شود.
نامه باید از سمت راست شروع شود.
حدالامکان نامه اداری خود را تایپ کنید.
جمع بندی
با توجه به تمام موارد ذکر شده در ارتباط با تنظیم نامه اداری شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه به اپلیکیشن حقوقی شهرداد مراجعه کنید.
درباره این سایت